تخطيط وتنظيم مكاتب السكرتارية العامة

الرئيسية > البرامج التدريبية > تخطيط وتنظيم مكاتب السكرتارية العامة
تخطيط وتنظيم مكاتب السكرتارية العامة

مقدمة البرنامج التدريبي

كل منا لديه طريقته الخاصة في العمل، فهناك من يفضِّل القيام بالأعمال الروتينية المكتبية التي تتمثَّل في المهام الإدارية. وهناك من يُحب الحرية والحركة فيعمل في وظيفة تتطلَّب الأعمال الميدانية في الخارج. عودةً إلى محبي الأعمال المكتبية، فكل مكتب صغير أو كبير الحجم بحاجة إلى من يُديره ويُنظِّم أموره الإدارية والمكتبية. لهذا، من الصعب أن نرى شركة مستغنية عن السكرتير أو السكرتيرة بها.

المحتويات التدريبية

 الإدارة الفعاّلة لمكاتب المستقبل.
 تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة.
 التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.
 الرقابة ومعالجة المعوقات بأقصر مدة ممكنة.
 تحديد الاحتياجات الرئيسية التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
 العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.
 السكرتارية المعاصرة ودورها المحوري.
 موقع إدارة المكاتب في العملية الادارية.
 استعراض مجموعة وظائف مدير المكتب والعناصر التي على أساسها يقدم خدماته داخل وخارج المؤسسة
 تحليل أنواع مديري المكاتب وكيفية التعامل مع كل نوع
 استعراض مفهوم المكتب والهدف منه والوظائف التي يقوم بها باعتباره القلب النابض في مؤسسات الأعمال
 إعداد الوصف الوظيفي لمدير المكتب من قبل مجموعات المشاركين والمشاركات
 تعلم مهارة الإدارة بالحذف ومهارة تذكر المستقبل، ومهارة إعداد فهرس للوثائق والملفات وإعداد هيكل تنظيمي للمكتب
 كيفية التحضير للاجتماعات الناجحة وتنظيم الوقت
 وصايا لكسب مديرك إلى جانبك
 كيفية إعداد التقرير الحديث ذي الصفحة الواحدة وتطبيق عملي على إعداد تقرير عن فعاليات الدورة
 استخدامات الحاسوب في المكاتب الحديثة بما فيها الشبكة الدولية للمعلومات
 المهارات السلوكية لمديري المكاتب
 السكرتارية الفعـَّالة (مفاهيم عامة).
 وظيفة السكرتارية (المفهوم / الأهمية / الأنواع).
 متطلبات العمل فى السكرتارية.
 مواصفات القائمين بأعمال السكرتارية.
 مهارات الاتصالات الإدارية المكتبية.
 الاتصالات الإدارية (التعريف / الأنواع / الأهداف).
 الأساليب وعوامل النجاح مهارات الحديث والإنصات.
 مهارات كتابة المراسلات والتقارير.
 الشروط الشكلية للمراسلات.
 الشروط الموضوعية للمراسلات.
 مهارات استقبال الزوَّار.
 قواعد استقبال الزائرين وأنماط الزائرين وكيفية التعامل معهم.
 مهارة التعامل مع كبار الشخصيات.
 مواقف عملية التعامل مع الأنماط المختلفة للزائرين.
 مفهوم الاتصالات (الأنواع – الأساليب – العناصر – الأشكال) .
 مهارة الإنصات الجيد.
 مهارة الحديث الفعَّال.
 مهارة استخدام الهاتف.
 مهارات الكتابة الإدارية وإعداد التقارير.
 الكتابة الإدارية والشروط الشكلية والشروط الموضوعية.
 إعداد المراسلات الكتابية.
 كيفية إعداد المراسلات والمذكرات.
 إعداد وصياغة التقارير.

تفاصيل الدورة

القسم التدريبي:

برامج السكرتارية وإدارة المكاتب

مواقع الانعقاد:

القاهرة -- شرم الشيخ

تاريخ البدء والانتهاء:

من: 12 يوليو

إلى: 16 يوليو

الكود:

A.S. 01

تسجيل في الدورة